Planification des remplacements dans les établissements

Définition de la gestion des remplacements

Les enseignants peuvent être absents parce qu'ils sont malades, par exemple, ou parce qu'ils accompagnent une classe en voyage. Certaines absences sont connues des semaines à l'avance, tandis que l'établissement n'apprend les autres que le matin même.

L'emploi du temps est généralement fixé pour un semestre. Un plan de remplacement, en revanche, ne vaut que pour certains jours. Outre les remplacements et les annulations, il indique aussi où la salle ou l'horaire d'un cours change.

Dans de nombreux établissements, le chef d'établissement adjoint planifie les remplacements, souvent avant le début du premier cours.

Comment se déroule un remplacement

Options pour les cours non assurés

Plusieurs solutions sont possibles pour un cours non assuré :

• Un enseignant libre à ce moment-là ou d'astreinte prend le cours en charge.
• L'établissement regroupe des groupes, ou un enseignant de la classe voisine surveille les deux.
• Les cours sont échangés ou déplacés afin que le trou se décale en début ou en fin de journée.
• Le cours est annulé, pour les élèves plus âgés souvent avec du travail à effectuer en autonomie.

Dans de nombreux Länder allemands, les écoles primaires ont des heures garanties pendant lesquelles les enfants sont pris en charge même lorsque des cours sont annulés. Le règlement de remplacement d'un établissement fixe l'ordre dans lequel il recourt à ces options.

Ce qui compte dans la planification

Ces critères aident à choisir un remplaçant :

• Discipline et classe : les enseignants qui connaissent la classe ou enseignent la matière sont les mieux placés pour poursuivre le cours.
• Répartition équitable : les remplacements ne doivent pas toujours revenir aux mêmes enseignants. Les heures contractuelles et les contrats à temps partiel fixent des limites.
• Engagements fixes : les examens et les services de surveillance exigent un enseignant même les jours où il y a beaucoup d'absences.

Données pour la gestion des remplacements

Chaque décision exige l'emploi du temps actuel, les absences signalées et les heures libres des enseignants. Si ces informations se trouvent dans des listes séparées, quelqu'un doit les comparer à la main chaque matin.

Si l'établissement enregistre chaque remplacement et chaque cours annulé, on voit clairement combien de cours ont réellement lieu. Avec ces informations, les directions d'établissement peuvent répondre aux questions des parents et des organismes gestionnaires.

La gestion des remplacements avec OhayoSchool

Dans OhayoSchool, vous planifiez les remplacements dans la même application que l'emploi du temps.

• Saisissez les absences une à une ou plusieurs à la fois.
• Visualisez chaque cours sans enseignant et, pour chacun de ces cours, qui est libre.
• Affectez des remplaçants aux cours non assurés et activez le plan de remplacement. Dès lors, les classes et les enseignants concernés voient le remplacement dans leur emploi du temps et OhayoSchool les en informe.
• Activez le pilote automatique des remplacements si vous le souhaitez. OhayoSchool couvre alors lui-même les cours non assurés selon les règles de votre établissement et enregistre chaque affectation dans le journal.
• Suivez les cours remplacés et annulés dans les statistiques de remplacement.
• Dans la planification des effectifs, comparez les cours de chaque enseignant dans l'emploi du temps à ses heures contractuelles.

Dans l'Ohayo Terminal, vous pouvez aussi enregistrer des absences et couvrir des cours non assurés en conversation avec l'assistant de remplacement. Chaque affectation y attend votre confirmation.

Questions fréquentes