Definition der Vertretungsplanung
Lehrkräfte fehlen etwa wegen Krankheit oder weil sie eine Klasse auf einer Fahrt begleiten. Manche Abwesenheiten stehen Wochen vorher fest, von anderen erfährt die Schule erst am selben Morgen.
Der Stundenplan steht meist für ein Halbjahr fest. Der Vertretungsplan gilt dagegen nur für einzelne Tage. Neben Vertretungen und Ausfällen zeigt er auch, wo sich Raum oder Zeit einer Stunde ändert.
In vielen Schulen plant die stellvertretende Schulleitung die Vertretungen, oft schon vor der ersten Stunde.
Ablauf einer Vertretung
Halten Sie fest, wer wie lange fehlt.
Prüfen Sie, welche Stunden durch die Abwesenheit ohne Lehrkraft sind.
Entscheiden Sie für jede offene Stunde, wie Sie sie auffangen.
Sorgen Sie dafür, dass Klassen und Kollegium die Änderungen rechtzeitig sehen.
Möglichkeiten bei Unterrichtsausfall
Für eine offene Stunde kommen mehrere Lösungen infrage:
- Eine Lehrkraft, die zu dieser Zeit frei ist oder Bereitschaft hat, übernimmt die Stunde.
- Die Schule legt Lerngruppen zusammen, oder eine Lehrkraft der Nachbarklasse betreut mit.
- Stunden werden getauscht oder verlegt, sodass die Lücke an den Anfang oder das Ende des Schultags rückt.
- Die Stunde entfällt, bei älteren Schülern oft mit Aufgaben zum selbstständigen Arbeiten.
In der Grundschule gelten in vielen Ländern verlässliche Zeiten, in denen die Kinder auch bei Ausfall betreut werden. Im Vertretungskonzept einer Schule steht, in welcher Reihenfolge sie diese Möglichkeiten nutzt.
Worauf es bei der Planung ankommt
Bei der Wahl der Vertretung helfen diese Kriterien:
- Fach und Klasse: Lehrkräfte, die die Klasse kennen oder das Fach unterrichten, führen den Unterricht am ehesten fort.
- Gerechte Verteilung: Vertretungen sollten nicht immer dieselben Lehrkräfte treffen. Grenzen setzen Deputat und Teilzeit.
- Feste Termine: Klausuren und Aufsichten brauchen auch an Tagen mit vielen Ausfällen eine Lehrkraft.
Daten für die Vertretungsplanung
Für jede Entscheidung braucht die Planung den gültigen Stundenplan, die gemeldeten Abwesenheiten und die freien Zeiten der Lehrkräfte. Liegen diese Angaben in getrennten Listen, muss jemand sie jeden Morgen von Hand abgleichen.
Hält die Schule jede Vertretung und jeden Ausfall fest, wird sichtbar, wie viel Unterricht tatsächlich stattfindet. Mit diesen Angaben kann die Schulleitung Fragen von Eltern und Schulaufsicht beantworten.
Vertretungsplanung mit OhayoSchool
In OhayoSchool planen Sie Vertretungen in derselben Anwendung wie den Stundenplan.
- Tragen Sie Abwesenheiten einzeln oder gesammelt ein.
- Sehen Sie alle Stunden ohne Lehrkraft und zu jeder dieser Stunden, wer frei ist.
- Weisen Sie offenen Stunden eine Vertretung zu und aktivieren Sie den Vertretungsplan. Ab dann sehen die betroffenen Klassen und Lehrkräfte die Vertretung in ihrem Plan, und OhayoSchool benachrichtigt sie.
- Schalten Sie auf Wunsch den Autopiloten für Vertretungen ein. Dann besetzt OhayoSchool offene Stunden nach den Regeln Ihrer Schule selbst und hält jede Zuweisung im Protokoll fest.
- Werten Sie in der Vertretungsstatistik vertretene und entfallene Stunden aus.
- Vergleichen Sie in der Personalplanung die Stunden jeder Lehrkraft laut Stundenplan mit ihrem Deputat.
Im Ohayo-Terminal erfassen Sie Abwesenheiten und besetzen offene Stunden auch im Gespräch mit dem Vertretungs-Assistenten. Jede Zuweisung wartet dort auf Ihre Bestätigung.
Häufige Fragen
Wann wird eine Vertretung zur Mehrarbeit?
Wenn eine Lehrkraft dadurch mehr Unterricht gibt, als ihr Deputat vorsieht. Ab wann Mehrarbeit durch Freizeit ausgeglichen oder bezahlt wird, regelt jedes Land selbst.
Was braucht unsere Schule, um Vertretungen mit OhayoSchool zu planen?
Den Stundenplan Ihrer Schule in OhayoSchool. Ihre bisherigen Daten übernehmen wir bei der Einrichtung, bevor Sie starten. Zur Einführung an Ihrer Schule
Was kostet die Vertretungsplanung mit OhayoSchool?
Die Vertretungsplanung ist Teil des Pakets Verwaltung und im Preis pro Schüler und Monat enthalten. Konten für Lehrkräfte, Sekretariat und Schulleitung kosten nichts extra. Zu den Preisen